20 respuestas de WhatsApp para tu clínica dental (plantilla gratis)

Buena parte de los WhatsApp que recibe una clínica dental son las mismas preguntas una y otra vez: el horario, el precio de una limpieza, si hay hueco esta semana, cómo cambiar una cita. Tener las respuestas preparadas ahorra tiempo a recepción y hace que todo el equipo conteste igual de bien.

Aquí tienes 20 respuestas listas para copiar y adaptar, ordenadas por situación. Cambia lo que va entre corchetes por los datos de tu clínica.

Antes de usarlas: cuatro reglas

• Termina con una propuesta. Siempre que puedas, cierra el mensaje con un hueco concreto o una pregunta sencilla.
• Nunca des indicaciones clínicas por WhatsApp. Si hay dolor, sangrado o una duda sobre un tratamiento, la respuesta es una cita o una llamada del equipo.
• Pide solo los datos que necesitas para dar la cita: nombre, teléfono y motivo general.
• Revisa los precios con la dirección antes de guardarlos.

Bienvenida y fuera de horario

1. Mensaje de ausencia

Hola, gracias por escribir a [Clínica]. Ahora mismo estamos fuera de horario: atendemos de [lunes a viernes de 9:00 a 20:00]. Te respondemos a primera hora. Si tienes dolor o una urgencia, indícalo en tu mensaje y te llamamos en cuanto abramos.

2. Primer mensaje de bienvenida

¡Hola! Soy [nombre], de recepción de [Clínica]. ¿En qué te puedo ayudar? Si quieres pedir cita, dime qué necesitas y qué días te vienen mejor.

Horario, dirección y cómo llegar

3. Horario

Estamos abiertos de [lunes a jueves de 9:00 a 20:00 y los viernes de 9:00 a 15:00]. ¿Quieres que te busque un hueco?

4. Dirección y aparcamiento

Estamos en [Calle Mayor 12, 1.º, Madrid]. Hay [parking público a 100 metros / zona azul en la calle]. Te dejo la ubicación: [enlace de Google Maps].

Primera visita

5. Quiero pedir cita

Claro. ¿Es para una revisión, una limpieza o por algo concreto? Así te busco el hueco con el profesional adecuado.

6. Proponer hueco

Tengo el [martes a las 10:30] o el [jueves a las 17:00] con [la Dra. Ruiz]. ¿Cuál te viene mejor?

7. Qué incluye la primera visita

En la primera visita [el dentista revisa tu boca, hace las radiografías que hagan falta y te explica las opciones]. Dura unos [30 minutos] y cuesta [precio o «es gratuita»]. ¿Te busco un hueco?

Precios y presupuestos

8. Precio de un servicio publicado

Una [limpieza dental] cuesta [precio] e incluye [lo que incluya]. Tengo hueco el [miércoles a las 9:30]. ¿Te lo reservo?

9. Precio de un tratamiento que depende del caso

El precio de [un implante / la ortodoncia] depende de cada caso, así que el presupuesto te lo prepara el dentista en la primera visita, después de valorarte. Tengo el [lunes a las 11:00] o el [jueves a las 18:00]. ¿Te reservo uno?

10. «Me parece caro»

Te entiendo. En la primera visita el dentista te explica las opciones y su precio, para que decidas con calma y sin compromiso. Si te ayuda, también tenemos [financiación / pago a plazos]. ¿Quieres que te busque un hueco?

Seguros y financiación

11. ¿Trabajáis con mi seguro?

Trabajamos con [Adeslas, Sanitas, DKV…]. ¿Con qué compañía estás? Así te confirmo qué cubre tu póliza.

12. Financiación

Sí, puedes financiar los tratamientos [a partir de X € / hasta X meses]. Te lo explicamos con detalle en la primera visita junto con el presupuesto.

Cambios y cancelaciones

13. Cambiar una cita

Sin problema. Tu cita es el [jueves a las 17:00]. Te puedo ofrecer el [martes a las 10:00] o el [viernes a las 12:30]. ¿Cuál prefieres?

14. Cancelar una cita

Gracias por avisarnos, así podemos ofrecer el hueco a otro paciente. Cuando quieras volver a pedir cita, escríbenos por aquí.

15. Llegar tarde

Gracias por avisar. Consulto con [la Dra. Ruiz] si podemos atenderte igualmente y te digo algo en unos minutos.

Urgencias y dolor

16. Dolor o urgencia en horario

Siento que estés así. Para valorarlo tiene que verte un dentista: te podemos atender [hoy a las 13:00]. ¿Te va bien? Si no, dime cuándo puedes venir y lo intentamos.

17. Urgencia fuera de horario

Siento que estés así. Ahora la clínica está cerrada; mañana a primera hora te llamamos para darte el primer hueco. Si el dolor es muy intenso, tienes fiebre o se te hincha la cara, acude a urgencias o llama al 112.

Confirmación y recordatorio

18. Confirmación de cita

Perfecto, [Lucía]. Te esperamos el [martes 4 a las 17:30] con [la Dra. Ruiz]. Estamos en [Calle Mayor 12, 1.º]. Si necesitas cambiarla, escríbenos por aquí.

19. Recordatorio el día antes

Hola, [Lucía]. Te recordamos tu cita en [Clínica] mañana, [martes 4], a las [17:30]. Si no puedes venir, avísanos por aquí y te damos otra.

Fíjate en que el recordatorio no dice el tratamiento ni el motivo de la visita: lo puede leer cualquiera que vea la pantalla del móvil. Te lo explicamos en ¿Es legal recordar las citas por WhatsApp?.

Después de la visita

20. Pedir una reseña

Gracias por venir hoy, [Lucía]. Si te ha gustado cómo te hemos atendido, nos ayudaría mucho que lo contaras en Google: [enlace a la ficha]. ¡Gracias!

Cómo guardarlas en WhatsApp Business

En la aplicación de WhatsApp Business puedes guardar estas respuestas como respuestas rápidas:

1. Abre Ajustes → Herramientas para la empresa → Respuestas rápidas.
2. Pega el mensaje y ponle un atajo corto, por ejemplo /horario o /primeravisita.
3. Al escribir a un paciente, teclea / y elige la respuesta.

Adapta cada respuesta a tu clínica y revísalas cada pocos meses: cambian los precios, los horarios y los seguros con los que trabajas.

Cuando no hay nadie para contestar

Las respuestas preparadas ayudan, pero alguien tiene que estar mirando el WhatsApp. Si los mensajes llegan durante la consulta o fuera de horario, un asistente virtual puede contestar al momento con esta misma información.

Es lo que hace Laura, la recepcionista virtual de Agahez para clínicas dentales: responde a cualquier hora con la información que configura tu clínica, propone huecos reales de tu agenda y pasa a tu equipo las urgencias, el dolor y los presupuestos.