¿Es legal recordar las citas por WhatsApp? Guía RGPD para clínicas dentales
26 de octubre de 2026 · 7 min de lectura · El equipo de Agahez
Recordar las citas por WhatsApp reduce las ausencias y a los pacientes les resulta cómodo. Pero es una de las dudas que más se repiten en las clínicas dentales: ¿se puede hacer sin pedir un consentimiento especial? ¿Qué se puede poner en el mensaje? ¿Y si además aviso de la revisión anual?
La respuesta corta es que sí se puede, con condiciones. En esta guía repasamos cuáles, con ejemplos de mensajes y una lista para revisar tu clínica.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. Si tu clínica tiene delegado de protección de datos, consúltale antes de cambiar tus procesos.
Por qué los datos de una clínica dental son especiales
Para el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), cualquier dato que revele algo sobre la salud de una persona es una categoría especial de datos. Y en una clínica dental casi todo lo es: saber que alguien tiene cita con el ortodoncista o con el cirujano ya dice algo de su salud.
Por eso el RGPD prohíbe tratarlos salvo en unos casos concretos. Uno de ellos es la asistencia sanitaria (artículo 9.2.h), unida a la relación con el paciente que pide y recibe el tratamiento (artículo 6.1.b).
Recordar una cita: sí, como parte de la asistencia
Recordarle a un paciente la cita que él mismo ha pedido forma parte de atenderle. La interpretación más extendida es que no hace falta un consentimiento específico del RGPD para enviar ese recordatorio. Lo que sí hace falta:
- Informar al paciente de que la clínica usará WhatsApp (o SMS, o el canal que sea) para gestionar sus citas. Lo normal es incluirlo en la información de protección de datos que se le entrega al darle de alta.
- Respetar su preferencia si prefiere otro canal o no quiere recordatorios.
- Usar el teléfono que te ha dado él para eso, no uno que hayas obtenido por otra vía.
Qué poner en el mensaje y qué no
El recordatorio debe llevar lo imprescindible: nombre, día, hora y dirección. Nunca el tratamiento ni el motivo de la visita. El mensaje aparece en la pantalla bloqueada del móvil y lo puede leer cualquiera que esté al lado, o alguien de la familia que comparte el teléfono.
| Mejor no | Así sí |
|---|---|
| «Recuerda tu cita mañana a las 17:30 para la endodoncia con el Dr. Martín.» | «Te recordamos tu cita en Clínica Sonrisa mañana, martes 4, a las 17:30. Si no puedes venir, avísanos por aquí.» |
| «Tu cita de revisión de implantes es el jueves.» | «Tienes cita con nosotros el jueves a las 10:00. Estamos en Calle Mayor 12.» |
Con los menores, los recordatorios van al padre, la madre o el tutor que gestionó la cita.
Recordatorio no es publicidad
La línea importante está aquí. Un recordatorio de una cita ya pedida es un mensaje de servicio. En cambio, un mensaje que promociona un tratamiento o una oferta es una comunicación comercial, y en España se rige por la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI):
- En general, necesitas que el paciente haya aceptado expresamente recibir comunicaciones comerciales.
- Hay una excepción para quien ya es paciente (artículo 21.2 de la LSSI): puedes ofrecerle servicios de tu clínica similares a los que ya contrató si le informaste al recoger sus datos y le das una forma sencilla y gratuita de darse de baja, tanto entonces como en cada mensaje.
| Tipo de mensaje | Qué es | Qué necesitas |
|---|---|---|
| «Te recordamos tu cita de mañana a las 10:00» | Servicio | Haber informado del canal |
| «Te toca la revisión anual, ¿te buscamos hueco?» | Zona gris | Lo prudente: tratarlo como comercial (informar y ofrecer la baja) |
| «Este mes, blanqueamiento con un 20 % de descuento» | Comercial | Consentimiento expreso o la excepción del artículo 21.2 |
El aviso de la revisión periódica es el caso más discutido. Para no arriesgar, informa de estos avisos al dar de alta al paciente y añade al final de cada uno algo como: «Si no quieres recibir estos avisos, responde BAJA».
Y si haces promociones, recuerda que la publicidad sanitaria tiene además sus propias normas, que en algunas comunidades autónomas incluyen autorización previa.
Qué WhatsApp usar
No todas las formas de usar WhatsApp son iguales:
- El WhatsApp personal de un empleado: no. Los datos de los pacientes acaban en un móvil privado, mezclados con sus conversaciones, y se van con él si deja la clínica.
- La aplicación de WhatsApp Business en un móvil de la clínica: es lo mínimo razonable. Protege ese móvil con código, controla quién tiene acceso y no lo uses para nada más.
- La plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta (la que usan los programas y asistentes conectados a WhatsApp): según la documentación de Meta, en ese servicio Meta actúa como encargado del tratamiento por cuenta de la empresa y los mensajes se cifran.
Si usas un programa o un asistente que envía los mensajes por ti, ese proveedor trata datos de tus pacientes: necesitas un contrato de encargado del tratamiento con él, y saber dónde aloja los datos y qué subencargados usa (por ejemplo, Meta).
Y una regla que vale para cualquier opción: nunca compartas datos de pacientes en grupos de WhatsApp del equipo ni reenvíes capturas de conversaciones con pacientes.
Lista para revisar tu clínica
- La información de protección de datos que entregas al paciente menciona WhatsApp como canal para gestionar citas.
- Los recordatorios llevan solo nombre, día, hora y dirección.
- Los avisos de revisión y las promociones incluyen siempre una forma sencilla de darse de baja.
- Tienes el consentimiento de quien recibe promociones, o le informaste al recoger sus datos y es paciente tuyo.
- El WhatsApp es de la clínica, no de un empleado.
- Tienes contrato de encargado con cada proveedor que envía mensajes por ti.
- Tu registro de actividades de tratamiento incluye la gestión de citas por WhatsApp.
- Si tu clínica está obligada a tener delegado de protección de datos (artículo 34 de la LOPDGDD), ha revisado este proceso.
Las normas, por si quieres leerlas
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), artículos 6 y 9.
- Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), artículo 34.
- Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI), artículo 21.
- Informe 2018-0164 de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre comunicaciones comerciales a clientes.
- Privacidad y seguridad de la plataforma de WhatsApp Business, documentación de Meta.
Y si quieres que alguien conteste por ti
Si buscas un asistente que atienda el WhatsApp de tu clínica, haz estas preguntas antes de elegirlo: dónde aloja los datos, si firma contrato de encargado y si usa la conexión oficial de Meta.
Laura, la recepcionista virtual de Agahez para clínicas dentales, se conecta al WhatsApp Business de tu clínica con el proceso oficial de Meta, así que el número sigue siendo tuyo. Agahez actúa como encargado del tratamiento, aloja la infraestructura principal en la Unión Europea y Laura trabaja con datos de agenda y contacto, no con historias clínicas.